紙とExcelから、福祉業務の統一基盤へ。

当社は、児童発達支援および放課後等デイサービスを提供しており、日々のサービス利用に伴う送迎業務・請求処理・顧客情報管理が欠かせません。
お客様情報や請求関連の管理は約10年間、Excelに依存していました。
管理台帳を作成し23事業所に配布する形で業務を運用していましたが、送迎予約については紙台帳が中心でした。

その結果、

・従業員のExcelスキルの差による操作品質のばらつき
・紙台帳の混雑による予約管理の非効率
・Excelと紙が混在することで配車表作成に時間がかかる

といった課題が日常化し、事業拡大とともに運用の限界が見え始めました。

福祉事業者向けクラウドサービスも検討したものの、「費用が高い」「自社の業務フローに合わない」といった理由から導入は難しく、
自社の実情に合わせた使いやすいシステムを構築するという方向性で、今回の開発を依頼しました。

配車システム実現に向けて

今回の開発は、単なる予約システムの構築ではなく、将来的な送迎配車の最適化実現に向けた基盤づくりという位置づけでもあります。

配車最適化には、誰が、いつ、どの事業所で、どのサービスを受けていて、どの時間帯に送迎が必要なのか、といった正確なデータの蓄積が不可欠です。

導入後わずか1ヶ月にも関わらず、紙ベースからシステム管理へ移行したことで業務スピードは大きく向上しています。
今後も現場スタッフやマネージャーの声を反映しながら、C4Cさんとともにより良いシステムを継続的に育てていきたいと考えています。